Zbohom dlhé rady! Ako Inviton.eu pomohol zefektívniť registráciu na pracovnom expo

Organizovať veľké expo je výzva sama o sebe, a keď k tomu pridáte rôzne typy návštevníkov, VIP zónu, tlač menoviek, kontrolu vstupov a ešte aj výdaj jedla a kávy – to už chce poriadny systém.

A presne tu nastupuje Inviton.eu.

Zadanie klienta:

Návštevníci rôznych kategórií, tlač menoviek, kontrola vstupov

Klient potreboval zabezpečiť, aby:
✅ Bežní návštevníci sa mohli bezplatne zaregistrovať cez vlastný formulár
✅ VIP hostia a vystavovatelia mali menovky s QR kódmi
✅ Kontrola vstupov prebiehala rýchlo a bez zdržania
✅ Do VIP zóny sa dostali len tí, ktorí tam skutočne patrili
✅ Obedy a káva sa vydávali len oprávneným osobám

Riešenie? Automatizácia a digitalizácia na maximum

1️⃣ Registrácia bez starostí – Bežní návštevníci sa registrovali cez online formulár, ktorý sme umiestnili priamo na web klienta. Po registrácii im dorazila vstupenka s QR kódom rovno do mailu – všetko v klientovom dizajne.

2️⃣ Rýchla akreditácia VIP a vystavovateľov – Na mieste sme mali pripravené tablety s aplikáciou Inviton Promoter, vďaka ktorej sme VIP hostí a vystavovateľov odbavili behom pár sekúnd. Stačilo vyhľadať meno v zozname, potvrdiť príchod a automaticky vytlačiť menovku s QR kódom. Žiadne zbytočné papierovačky, všetko digitálne a rýchlo!

3️⃣ Kontrola vstupov bez zdržania – Návštevníci len píp a boli dnu! Naše čítačky QR kódov zabezpečili rýchly priebeh pri vstupe, VIP zóne aj pri výdaji jedla a kávy.

4️⃣ Smart výdaj stravy a kávy – VIP hostia dostali obedy a kávu iba na základe QR kódu, čo znamenalo nulový chaos a pre klienta presné štatistiky o spotrebe.

5️⃣ Dôležité štatistiky na záver – Po evente sme klientovi poskytli detailné dáta vrátane:

• Štatistík návštevnosti podľa typu vstupeniek – organizátor presne videl, koľko VIP hostí, vystavovateľov a bežných návštevníkov sa akreditovalo.
• Časového vývoja registrácií – v grafoch bolo jasne vidieť, kedy prišlo na event najviac ľudí, čo pomôže pri plánovaní ďalších ročníkov.
• Počtu vydaných obedov a káv – klient mal pod kontrolou všetky náklady a mohol efektívne vyhodnotiť catering.

Výsledok? Žiadne dlhé rady, spokojní návštevníci a cenné dáta pre klienta

Systém bežal hladko, VIP hostia si užili výhody bez zdržania a organizátor mal perfektný prehľad o všetkom, čo sa dialo.

➡ Chystáte event a nechcete riešiť chaos pri vstupe? Napíšte nám a my sa o to postaráme!