RSVP pozvánky, registrácia hostí a kontrola vstupu na evente

Klient organizoval spoločenský event pre pozvaných hostí a potreboval zabezpečiť celý proces od odoslania pozvánok až po kontrolu výdaja darčekových balíčkov na mieste.

Zadanie klienta:

• rozoslať pozvánkové e-maily na zoznam hostí rozdelený do dvoch skupín – VIP a normal,

• umožniť hosťom potvrdiť účasť alebo odmietnuť pozvanie,

• následnú registráciu hostí,

• automatické zaslanie vstupenky s QR kódom po registrácii,

• kontrolu vstupeniek pri vstupe na event,

• vydanie darčekového balíčka iba oprávneným hosťom podľa typu vstupenky,

• prehľadné štatistiky účasti po skončení eventu.

Naše riešenie

1️⃣ RSVP pozvánky pre rôzne skupiny hostí

V systéme Inviton sme využili RSVP modul na rozosielanie pozvánok. Pre každý typ hostí (VIP a normal) sme pripravili samostatnú šablónu pozvánkového e-mailu.

Súčasťou e-mailu boli dve tlačidlá:

✅ Prídem / ❌ Neprídem.

Po kliknutí na tlačidlo Prídem sa hosť dostal do personalizovaného registračného formulára, ktorý bol vygenerovaný len pre konkrétneho hosťa.

2️⃣ Bezpečná registrácia hostí

Personalizovaný formulár zabezpečil, že hosť nemohol zaregistrovať viac účastníkov, než organizátor povolil v nastaveniach. Platilo to aj v prípade, že hosť preposlal odkaz ďalším ľuďom.

Organizátor zároveň videl:

• na aký e-mail bola pozvánka odoslaná,

• kto potvrdil účasť,

• kto pozvanie odmietol,

• kto dokončil registráciu,

• kto zatiaľ na pozvánku nereagoval.

Na hostí, ktorí sa ešte nevyjadrili, mohol organizátor jednoducho poslať reminder s pozvánkou.

3️⃣ Automatické vstupenky po registrácii

Po dokončení registrácie dostal každý hosť automatizovaný potvrdzovací e-mail v dizajne klienta, ktorý obsahoval:

• personalizované texty,

• jazyk podľa výberu hosťa pri registrácii,

• vstupenku s QR kódom v dizajne klienta,

• wallet vstupenku pre Apple Wallet alebo Google Wallet.

4️⃣ Rýchla kontrola vstupov na evente

Na mieste eventu sme využili naše profesionálne QR čítačky, pomocou ktorých sme kontrolovali vstupenky hostí. Na displeji čítačky sa hosteskám farebne zobrazil typ vstupenky, takže okamžite vedeli, akú farbu náramku má hosť dostať.

5️⃣ Kontrola výdaja darčekových balíčkov

Pri odchode z eventu hostesky vydávali darčekové balíčky pre VIP hostí. Opäť sme využili naše čítačky.

Po naskenovaní QR kódu systém automaticky vyhodnotil:

• či ide o VIP vstupenku,

• či si hosť už darček neprevzal.

Tým sme zabezpečili, že každý VIP hosť dostal presne jeden darčekový balíček.

 Výsledok

✔️ prehľadný proces RSVP a registrácie hostí

✔️ automatické vstupenky s QR kódmi

✔️ rýchla kontrola vstupov na evente

✔️ spoľahlivá kontrola výdaja darčekových balíčkov

✔️ detailné štatistiky návštevnosti pre organizátora

Po skončení eventu mal klient v systéme k dispozícii kompletné štatistiky účasti, vrátane prehľadu registrovaných hostí a reálnej návštevnosti.