Prečo používať na evente Guestlist Software

Organizovanie eventu môže byť náročným procesom, kde každý detail má svoje miesto. Jednou z kľúčových úloh je správa zoznamu hostí a zabezpečenie, aby boli všetky informácie správne zaznamenané. Ručné spravovanie zoznamu hostí môže byť časovo náročné a organizátor sa môže ľahko stratiť v zozname. Našťastie, existuje riešenie, ktoré môže organizátorom pomôcť zlepšiť a zjednodušiť tento proces - guestlist software. V tomto článku sa pozrieme na dôvody, prečo by organizátori mali využívať guestlist softvér na svojich eventoch a ako im môže tento softvér pomôcť s organizáciou a správou hostí.

Inviton Guestlist software je samoobslužný nástroj. Na nastavenie eventu stačí pridať základné informácie, ako sú názov, kategória, miesto konania, kapacita eventu, dátum a čas začiatku a konca.

Koordinovanie Guestlistov z rôznych zdrojov

Ak chceš zredukovať čas strávený administratívnou prácou pri zdieľaní a koordinácii zoznamu hostí z rôznych partnerov eventu, môžeš v Inviton Guestlist software vyzvoriť pre každého partnera individuálny guesltist s obmedzeniami počtov hostí na evente, ktorý si vie sám spravovať cez web, bez potreby registrácie sa v systéme. Potom si môžeš tieto zoznamy zobraziť individuálne alebo ako kompletný zoznam návštevníkov.

Partner má prístup k informáciám svojich priradených zoznamov hostí na eventoch, pričom môže pridávať, editovať a odstraňovať hostí zo zoznamov, do ktorých je priradený. Mená účastníkov vie meniť až do momentu kedy daný účastník príde na event a zaregistruje sa. Následne tohoto účasntíka už nie je možné vymazať ani editovať. Pre každý guestlist môže byť nastavená funkcia kontroly duplicitných mien, aby sa predišlo pridaniu rovnakej osoby na zoznam viackrát a zabranilo sa tak nežiadúcim dupliciám, ktoré by mohli navyše obmedziť kapacitu eventu.

Import dát

Importovanie zoznamu účastníkov do Guestlist softvéru je rýchly a jednoduchý proces. Stačí vybrať súbor s údajmi v ľubovoľnom formáte, napárovať jednotlivé stĺpce z excelu na správne polia (meno, priezvisko firma, typ vstupenky, atď. ) a softvér ich automaticky načíta. Takto sa vytvorí nový zoznam hostí, ktorý môže byť následne upravovaný a ďalej spracovávaný. Importovanie zoznamu umožňuje užívateľom ušetriť čas a minimalizovať riziko chýb pri manuálnom zadávaní údajov.

Kontrola vstupu

Pri kontrole vstupu na event máš k dispozícii viacero možností. V potvrdení registrácie, ktoré dostanú účastníci, sa nachádza QR kód, ktorý umožňuje rýchly a bezproblémový vstup na event. Ďalšou možnosťou je vyhľadanie mena účastníka v zozname v tablete v aplikácii Inviton Promoter a jeho následné odškrtnutie ako prítomného na evente. Ak sa na mieste objaví nečakaný hosť, môžu ho pridať len tí, ktorí majú na to povolenie. Pri kontrole vstupu je tiež možné pridať alebo upraviť poznámky, ktoré súvisia s daným hosťom.

Offline mód

Jednotlivé zariadenia vedia pri výpadku internetu fungovať aj v offline móde s vlastnou internou databázou. Pri pripojení sa naspäť k internetu sa jednotlivé zariadenia zosynchronizú a zaktualizujú si všetky dáta.

Štatistiky a reporty

Kedykoľvek si môžeš skontrolovať štatistiky udalosti, vrátane toho, koľko ľudí sa zaregistrovalo a z ktorých zoznamov. Môžeš si tiež stiahnuť časy registrácie účastníkov s časovými pečiatkami.

Pre koho je určený Inviton Guestlist software

Inviton je určený pre všetkých, ktorí potrebujú efektívne spravovať zoznamy hostí, zaznamenávať ich príchod a sledovať účasť. Môže byť použitý pre akékoľvek druhy podujatí, ako sú festivaly, párty, výstavy, semináre, workshopy, konferencie, koncerty a ďalšie.

Okrem toho sa Inviton využíva aj na riadenie konkrétnych častí podujatia, napríklad vstup do VIP zón.