Efektívna registrácia a kontrola vstupov na viacdňovej konferencii pomocou systému Inviton

Organizácia viacdňovej konferencie si vyžaduje precízne zvládnutý proces registrácie a vstupnej kontroly. Klient nás oslovil s požiadavkou na import vlastného zoznamu účastníkov, tlač menoviek na mieste podujatia, kontrolu vstupov počas viacerých dní a následný prehľad o dochádzke.

📝 Zadanie klienta:

Import účastníkov, menovky na mieste, viacdňové vstupy, štatistiky

✅ Import zoznamu registrovaných návštevníkov zo súboru Excel
✅ Tlač personalizovaných menoviek s QR kódom priamo na mieste
✅ Viacero typov vstupeniek – jednodňové a viacdňové
✅ Kontrola vstupov každý deň – systém mal overiť, či má účastník oprávnenie na vstup v konkrétny deň
✅ Export štatistík návštevnosti po evente

🛠️ Naše riešenie:

1️⃣ Import účastníkov a správa vstupeniek - V systéme Inviton sme vytvorili event s rôznymi typmi vstupeniek podľa dní. Klient pohodlne naimportoval účastníkov zo svojho Excelu, vrátane mena, firmy a typu vstupu. Počas eventu mal možnosť jednoducho pridávať ďalších hostí.

2️⃣ Registrácia a tlač menoviek na mieste - Registráciu sme rozdelili na dve časti:

• Tlač menoviek s QR kódom – hostesky pomocou aplikácie Inviton Promoter rýchlo vyhľadali návštevníka podľa mena alebo firmy a vytlačili jeho personalizovanú menovku.
• Farebné šnúrky podľa typu vstupenky – aplikácia automaticky zobrazila farbu vstupenky, čo uľahčilo rozlíšenie účastníkov podľa oprávnenia.

3️⃣ Kontrola vstupov počas viacerých dní - Počas nasledujúcich dní boli návštevníci skenovaní pri vstupe prostredníctvom QR kódu na menovke. Aplikácia automaticky vyhodnotila, či má účastník v daný deň platný vstup. Tento systém výrazne urýchlil nástup a znížil chybovosť oproti manuálnej kontrole.

4️⃣ Štatistiky po podujatí - Po skončení konferencie mal klient k dispozícii:

• Prehľadné grafy návštevnosti podľa dní
• Možnosť exportu účastníkov do Excelu – vrátane dátumu a času príchodu

Výsledok? Efektívna registrácia, rýchle vstupy a nulový chaos

Systém Inviton zabezpečil hladkú registráciu, flexibilnú prácu s dátami a efektívnu kontrolu vstupov počas celej konferencie. Klient mal po podujatí jasný prehľad o účasti a vďaka QR menovkám sme eliminovali papierové zoznamy a dlhé rady na registráciu.

Plánujete event a nechcete riešiť registráciu ručne?

📩 Ozvite sa nám a radi vám pripravíme riešenie na mieru 👉 info@inviton.sk

FAQ:

Vie systém rozlišovať prístupy na rôzne dni alebo časti programu?

Áno, každý QR kód môže byť naviazaný na konkrétny deň alebo časový blok a systém vie podľa toho obmedziť alebo povoliť vstup.

Je možné sledovať účastníkov naprieč celým podujatím?

Skenovanie pri vstupe a výstupe umožňuje detailné prehľady o účasti v jednotlivých častiach programu, čo je dôležité najmä pre odborné konferencie a školenia.

Dá sa pomocou systému tlačiť menovky pre účastníkov?

Áno, systém umožňuje automatizovanú tlač menoviek – vopred alebo priamo na mieste pri príchode. Obsah menovky (napr. meno, spoločnosť, typ vstupu) si môžete prispôsobiť podľa potreby.