Audi FIS Ski world cup Špindlerův Mlýn 2023 - akreditácie a kontrola vstupov
Po svetovom pohári v roku 2019 v Špindli a 2021 v Jasnej to boli pre nás už 3. preteky, 3. “sveťák”, 3. stretnutie s Peťou a Mikaelou.
Tentokrát sme mali na starosti akreditácie - import FIS databázy, prípravu a tlač kariet a vydávanie akreditácii, VIP akreditácie, registráciu a akreditácie médii a kontrolu vstupov do jednotlivých zón.
Pri organizácii podujatia ako je FIS svetový pohár je potrebné dodržiavat množstvo špecifických podmienok a opatrení, okrem iného aj pri akreditáciach a kontrole vstupov. Či už sú to prísne stanovené pravidlá, kto môže vstupovať do jednotlivých zón, alebo špecifiká pri vydavaní akreditacií jednotlivým FIS predstaviteľom, partnerom, tímom a médiam.
Celkovo sa nachádza v areáli 12 zón, do ktorých majú prístup jednotliví účastníci podľa pridelených oprávnení. Pri vstupe do každej zóny využívame na kontrolu vstupu unikátne QR kódy na akreditačných kartách.
Teamy, športovci, FIS staff
Od FIS sme dostali databázu 2500 ľudí oprávnených na vstup do Areálu s pridelenými zónami, do ktorých majú povolený vstup spolu s fotografiami jednotlivých ľudí. Tento zoznam sme naimportovali do Invitonu a vygenerovali akreditačné karty s vyznačenými číslami zón kam má účastník prístup, menom, fotkou a unikátnym QR kódom, ktorý sme následne pri vstupe do zón skenovali.
Na akreditáciach v Race Office boli tieto karty následne vydávané jednotlivým teamom a FIS účastníkom.
Akreditácia tímov v race office prebieha odlišne do štandardnej akreditácie ostatných účastníkov. Akreditačné karty príde vyzdvihnuť jeden zástupca tímu a karty má pripravené v obálke. Obálky sú pripravované na základe vyfiltrovaných dát zo systému, podľa národnosti, čím sme vedeli zefektívniť a zrýchliť tlač akreditačných kariet.
Staff, Organizačný výbor
Každý vedúci skupiny (Dobrovoľníci, Gastro staff, Záchranári…) vytvoril zoznam členov svojho tímu a každému priradil na základe akreditačnej matice oprávnenia vstupov. Tieto zoznamy sme naimportovali do sytému, ktorý vygeneroval akreditačné karty s foto, QR kódom a oprávnenými zónami na tlač.
Médiá
Registrácia médii prebiehala priamo na webe https://www.worldcupspindl.cz/ prostredníctvom nášho registračného widgetu. Novinári vyplnili formulár, kde zadali všetky dáta potrebné k udeleniu novinárskej akreditácie, spolu so svojou foto, ktorá bude na akreditačnej karte. Novinári dostali automatický email s potvrdením prijatia registrácie a ďalšími informáciami. Podľa zadaných údajov SPR Media udeľovala alebo zamietala akreditácie a vyberala typ akreditácie pre jednotlivých novinárov (Photo, Press, Rightholders, Non-Rightholders). Na základe týchto údajov vie Inviton vytvoriť príslušné akreditačné karty a pri kontrole vstupu čítačkami QR kódov vpúšťať alebo nevpúšťať novinárov do jednotlivých zón.
VIP registrácie
VIP hostí sme na svetovom pohári registrovali viacerými spôsobmi - komerčný predaj vstupeniek, RSVP pozvánky, Guestlity.
- Zákazníci si mohli zakúpiť vstupenky do VIP prostredníctvom predajného widgetu, ktorý bol umiestnený na webe https://www.worldcupspindl.cz/ kde zaplatili za vstupenky kartou a dostali automatický customizovaný email s inštrkuciami pre VIP, logami partnerov a v prílohe so vstupenkou s unikátnym QR kódom.
- Pozvaným hosťom sme zasielali RSVP pozvánkový email, ktorého súčasťou boli tlačidlá Prídem / Neprídem. Po kliknutí na tlačidlo prídem si sami vedeli vyplniť registráciu, na základe ktorej dostali email s inštrukciami a vstupenkou s QR kódom. V prípade, že sa zmenil jeden z pozvaných hostí, priamo pozvaný hosť si vedel zmeniť meno registrovaného účastníka.
- Partnerom, ktorí mali nárok na určitý počet vstupov za partnerstvo sme vygenerovali Guestlist (s dohodnutým obmedzeným počtom miest jednotlivých typov vstupeniek), ktorý si vedeli sami spravovať a sami dopĺňať, editovať, prípadne mazať jednotlivých účastníkov. Po registrácii účastníka v Guestliste dostal tento účastník rovnako email so vstupenkou s QR kódom.
Parkoviská pre VIP
Súčasťou VIP vstupenky bolo vyhradené parkovanie pre VIP, kde sme mobilným terminálom (čítačkou) scannovali unikátne QR kódy, aby sa na parkovisko dostali len účastníci, ktorí mali právo parkovať, nakoľko kapacita parkovísk je v Špindli obmedzená.
VIP akreditácia
VIP hostia si na akreditáciach vymenili svoju vstupenku za pásku, ktorá ich oprávňovala na vstup do jednotlivých VIP zón. Pre zjednodušnie práce hostesiek čítačky zobrazujú typ vstupenky + farebné rozlíšenie pásky, ktorú majú účastníkovi vydať. Druhou kontrolou pri vydávaní pások (aby bola vydaná správna páska) je skenovanie / priraďovanie pások k vstupenke návštevníka, kde systém nedovoli nascanovať nesprávnu pásku.
Hostí, ktorí si nepriniesli svoju vstupenku s QR kódom vedeli hostesky vyhľadať v tablete podľa mena hosťa a označiť vydanie pásky.
Kontrola vstupov
Na kontrolu vstupov do jednotlivých zón sme používali 25 čítačiek, ktorými SBS a hostesky vo VIP skenovali QR kódy na akreditáciách účastíkov, resp. pri VIP zóne QR kódy na páskach. Skenovanie QR kódov má viacero výhod oproti vizuálnej kontrole účastníkov:
- Nižšia chybovosť kontroly - čítačka vyhodnotí či je návštevník oprávnený vstúpiť do zóny a ukáže na displeji zelenú alebo červenú.
- Rýchlosť kontroly - keď účastník vidí, že sa na bráne scanujú QR kódy, pri ďalšom vstupe má už pripravenú akreditáciu, alebo pásku.
Všetky čítačky, ktoré sme využívali pri kontrole vstupov sú online a teda vedia v reálnom čase pracovať so všetkými novými a upravenými akreditáciami a vstupenkami, a vyhodnocovať či je daný účastník opravnený do zóny vstúpiť.
Štatistiky
V Špindli sme celkovo vydali viac ako 4200 akreditácii, z toho viac ako 2000 VIP akreditácii, s fotkou účastníka, ktoré sme vytlačili zo systému Inviton – s rôznou grafikou podľa typu akreditácie a zón, kam mal účastník prístup.
Pri vstupoch do zón sme spravili viac ako 15000 skenov, vďaka čomu sa do zón dostali len účasntíci, ktorí mali oprávnenie vstupu.
Organizátorom a celému staffu ďakujeme a tešíme sa na ďalší svetový pohár Špindli.
Kontakt
Inviton s.r.o.
Nové Záhrady I, č.11,
821 05 Bratislava
Slovenská republika
Používaš našu platformu na manažovanie podujatí a potrebuješ pomoc? Neváhaj nás kontaktovať.