Ako sme riešili COVID na svetovom pohári v Jasnej 2021

Organizátori svetového pohára v zjazdovom lyžovaní v Jasnej nás oslovili s požiadavkou, aby sme zabezpečili akreditácie a kontroly vstupov do jednotlivých zón, viac ako rok pred samotným eventom. Vtedy ešte nikto netušil o nejakej pandémii a všetko vyzeralo jednoducho, veď skúsenosti so svetovým pohárom v zjazdovom lyžovaní sme mali už z roku 2019 zo Špindlerovho Mlyna,

kde sme riešili akreditácie, tlačili plastové karty – badge s fotografiou, QR kódom a pre všetkých účastníkov eventu, od staffu, cez dobrovoľníkov, funkcionárov FISu, médiá, členov lyžiarskych tímov až po samotných pretekárov a VIPkárov, podľa FIS požiadaviek. Vydali sme celkovo cez 3000 akreditácii a kontrolovali sme, pomocou našej appky Inviton Promoter a “čítačiek” vstupy do 14 zón. Celkovo sme mali 40 rôznych druhov akrediácie.

Na svetovom pohári v Jasnej 2021 organizátorom, ale aj nám situáciu skomplikoval COVID. Jednotlivé zóny sme museli rozdeliť do 4 bublín (žltá, modrá, zelená a červená) a účastníci z týchto bublín sa nemohli stretnúť v jednej zóne. Okrem všetkých účastníkov sme tým pádom museli akreditovať aj všetkých zamestnancov hotelov a zamestnancov strediska.

Ako sme riešili jednotlivé kontroly?

Doprava

Každý účastník svetového pohára dostal od nás vstupenku s QR kódom, ktorá mu zabezpečila jednorazový prechod cez kontrolné body na záchytnom parkovisku v Demänovskej doline a následne cez parkovisko na Lúčkach.
Vyriešiť sme potrebovali aj vstupy pre majiteľov apartmánov a všetkých “domácich”, ktorí museli mať prístup k svojim nehnuteľnostiam. Všetci sa zaregistrovali a dostali od nás povolenie na vstup s QR kódom, ktorý sa kontroloval na dopravných kontrolných bodoch. Podľa lokality nehnuteľnosti sme púšťali len cez záchytné parkovisko v Demänovskej doline, alebo aj cez parkovisko Lúčky.

COVID

Každý účastník musel absolvovať po príchode do Demänovskej doliny PCR test (zamestnanci a staff), resp. antigénový test (pretekári, teamy, partneri, médiá). Podmienkou vydania akreditácie bol negatívny test. Zamestnanci MEDIREX, ktorí zabezpečovali testovanie na 4 odberných miestach dostali od nás tablety s aplikáciou Inviton Promoter, v ktorej mali zoznam všetkých účastníkov eventu. Po absolvovaní testu s negatívnym výsledkom zaznačili túto informáciu do appky. Tým pádom info o negatívnom teste dostali ihneď aj všetky 4 výdajné miesta akreditácii a mohli vydať akreditáciu.
Test bol platný 72 hodín a po uplynutí tohto času sa automaticky zablokoval prístup, na všetkých čítačkách, do všetkých zón pokiaľ si účastník nespravil ďalší test, s negatívnym výsledkom. O potrebe nového testu sme ho samozrejme informovali SMSkou 2 hodiny vopred.

Registrácia novinárov

Všetci novinári sa registrovali na webe Svetového pohára pomocou API widget-u priamo do nášho systému, kde zadali všetky potrebné informácie, kontakty a nahrali svoju fotografiu, ktorá bola neskôr vytlačená na akreditácii. Koordinátor pre médiá následne schvaľoval typ akreditácie a automaticky posielal potvrdenia akreditácie spolu s inštrukciami emailom. Pre RTVS, ktorá zabezpečovala televízny prenos, sme využili náš Guestlist systém, vďaka ktorému si vedeli sami spravovať zamestnancov, ktorí sa zúčastnili eventu. Taktisto sami vedeli spravovať všetky zmeny, ktorých, buhužiaľ kvôli COVIDu nebolo málo. Nemuseli tak zaťažovať s každou zmenou koordinátora pre médiá. Po úspešnom absolvovaní COVID testovania si novinári následne vyzdvihli svoju akreditáciu na výdajnom mieste.

Akreditácie

Na svetovom pohári sme vydali celkovo viac ako 3000 kariet na vstup cez dopravné kontrolné body, 40 rôznych typov akreditácie a spolu viac ako 2100 akreditácii s fotkou účastníka, ktoré sme vytlačili zo systému Inviton – s rôznou grafikou podľa typu akreditácie a zón, kam mal účastník prístup.

Celkovo sme spravili viac ako 6000 scanov na dopravných kontrolných bodoch, viac ako 3000 záznamov o negatívnom teste, a spolu viac ako 11000 scanov na ostatných kontrolých miestach v jednotlivých zónach.

Skvelou bodkou za Svetovým pohárom v Jasnej bolo samozrejme víťazstvo našej Peti Vlhovej v obrovskom slalome. Je škoda, že tento úspech nemohlo s Peťou osláviť niekoľko tisíc fanúšikov na tribúnach. 

Organizátorom a celému staffu ďakujeme a tešíme sa na ďalší svetový pohár v Jasnej.