10 vecí ktoré musíte zvážiť keď vyberáte priestor pre váš event

Keď organizujete event, musíte spraviť množstvo rozhodnutí. Výber toho správneho priestoru, bude mať obrovský dopad na úspech vášho eventu. Dátum akcie, catering a príjemý zážitok návštevníka… toto všetko je čiastočne ovplyvnené priestorom, ktorý zvolíte. 

Kedy začať s hladaním priestoru?

Čím skôr, tým lepšie. Keď dobre rozumiete nasledujúcim 3 veciam, môžete začať vyhľadávať miesto konania: rozpočet, odhadovanú veľkosť udalosti a požiadavky na miesto.

Objednajte priestor aspoň 4-6 mesiacov vopred, aby ste mali dostatok času na plánovanie iných dôležitých vecí, ako je catering, webové stránky, eventová aplikácia, predaj vstupeniek.

Čo zvážiť keď vyberáte priesto pre vás event?

1. Lokalita

Pri lokálnej udalosti by ste mali hladať miesto v primeranej vzdialenosti od väčšiny domovov alebo pracovísk účastníkov. Ak mnohí účastníci budú cestovať z iných krajín, bude výhodné miesto v blízkosti letiska alebo ich hotelov. V každom prípade nezabudnite zvážiť dopravné a parkovacie možnosti.

Chceli by ste eliminovať neskoré príchody vašich účastníkov? Poskytnite im mobilnú aplikáciu udalosti, ktorá je v súčasnosti zaužívaným štandardom. Pomocou GPS máp, trasy jazdy a informáciách o parkovaní / kyvadlovej doprave zjednodušíte účastníkom cestu. Ak sa udalosť koná vo veľkom areáli, bude dôležité rozmiestniť po areáli smerové tabule. 

2. Parkovanie

Má miesto konania parkovisko alebo garáž? Miesto konania s parkoviskom je vždy skvelá voľba... Ak tomu tak nie je, existujú v blízkosti parkoviská, ku ktorým majú účastníci prístup? Ak nie je k dispozícii žiadne parkovisko, nie je to úplne ideálne, ale máte niekoľko alternatív:

• Môžete si rezervovať blízke parkovisko pre svojich účastníkov a buď zahrnúť náklady do cien lístkov alebo priamo preplatiť účastníkom parkovanie.
• Pozrite sa na zľavy, ktoré môže poskytnúť Hopin alebo Taxify. Môžete s nimi rokovať o distribúcii propagačných kódov vašim účastníkom.

3. Kapacita priestoru

• Aká je kapacita priestorov? Budete potrebovať poznať kapacitu priestorov miest z niekoľkých dôvodov. Po prvé, 500 ľudí sa nemôže pohodlne zmestiť do miestnosti s kapacitou 250 osôb. A po druhé, existujú protipožiarne a bezpečnostné predpisy, ktoré musí každý priestor dodržiavať.
• Koľko budete potrebovať jedla a nápojov? Ak na vašom evente ponúkate jedlo alebo nápoje budete musieť dobre odhadnúť ich spotrebu,a by sa nestalo, že niektorí účastníci nedostanú jedlo prípadne nápoj. Riešením môže byť, že stanovíte pre každého účastníka presný počet drinkov a drinky navyše si bude musieť každý zaplatiť. V tomto Vám môže pomôcť využívanie cashless systému, kde každý návštevník dostane kartu s kreditom a keď kredit minie, bude si môcť dokúpiť další kredit.

4. Služby a vybavenie

• Má vami vybrané miesto k dispozícii kuchyňu a môže zabezpečiť stravovanie pre vašu akciu? Ak áno, miesto konania by vám nemalo účtovať poplatok za poskytnutie priestoru a účtovať by malo len zálohu a cenu za jedlo pre každého účastníka. Miesta bez kuchynských zariadení môžu mať partnerstvo s poskytovateľom cateringu, ktorý musíte použiť. 
• Máte stolíky, stoličky a obrusy, ktoré môžete použiť? Ak ak vám ich vie miesto konania poskytnúť, môžete ušetriť veľa peňazí a úsilia, za predpokladu, že zodpovedajú vašej predstave a téme udalosti.
• Má miesto personál, ktorý miesto pripraví a vyčistí? Ak ste našli miesto, ktoré poskytuje prípravu a čistenie, radujte sa! To nie je vždy samozrejmosť. Ak tieto služby nie sú k dispozícii, budete musieť vytvoriť svoj tím na podujatie alebo nájsť dobrovoľníkov.

5. Pôdorys priestoru

Pri vybere miesta konania by ste mali dbať aj na pôdorys priestoru v súvislosti s jednotlivými aktivitami a pohybom ľudí na vašej udalosti. 

Pri užšom výbere si vyžiadajte aj ilustrovaný pôdorys každého miesta a prejdite sa aspoň raz cez vaše vybrané priestory, pričom si všímajte dôležité veci, ako sú napríklad elektrické zástrčky, kde sa nachádzajú predajné miesta a kde je alebo môže byť umiestnená registrácia pre účastníkov na udalosti.

Rozloženie a pôdorys výrazne ovplyvní niekoľko aspektov vašej udalosti:

• Tok návštevníkov - Premýšľajte o toku návštevníkov na vašej udalosti. Ktoré časti budú mať vysokú návštevnosť na podujatí? Registrácia? Dvere do haly? Majte to na pamäti pri výbere miesta konania a uvedomte si, že rozmiestenie stolov a dekorácií to výrazne ovplyvní.

6. Téma udalosti

Venujte zvláštnu pozornosť existujúcemu interiéru. Aký je štýl architektúry a čo prejeavuje interiér budovy? Ak organizujete gala večer, budete pravdepodobne potrebovať iný priestor, ako by ste mali na výstave. Čím menej atmosféra zodpovedá požadovanému pocitu z vašej udalosti, tým viac zdobenia budete musieť urobiť, aby ste požadovanú atmosféru dosiahli.

7. Poistenie

Niektoré arály a haly s vami nebudú spolupracovať, ak nemáte poistenie. Sú miesta, ktoré si vyžadujú určitú zálohu, a takisto požadujú dodatočné poistenie vašej udalosti. Poistenie udalosti nebýva veľmi náročné, netreba však na neho zabudnúť.

8. Dostupnosť

Ak očakávate, že na udalosť by mohli prísť účastníci, ktorí budú potrebovať bezbariérový prístup, mali by ste na to myslieť už pri výbere priestoru. Musíte teda dobre poznať svojich účastníkov.  

9. Akustika

Už ste niekedy navštívili akciu, kde bol taký hluk, že bolo ťažké počuť ostatných, prípadne samotného prednášajúceho? Je to spôsobené zlou akustikou. 

Priestor s nízkym stropom vyzerá útulne, ale bude tam vačší hluk, ak bude naplnený. Alternatívou sú veľké priestory s vysokými stropmi, čo bude mať za následok určitú ozvenu. Preto odporúčame priestor navštíviť v čase konania podobného eventu. 

10. Cena a flexibilita termínu

Byť flexibilný v termíne konania podujatia môže byť skvelým spôsobom, ako vyjednávať. Majitelia priestorov môžu mať otvorené termíny v kalendári, ktoré chcú vyplniť. Poskytnutím možnosti 2-3 dátumov máte väčšiu šancu, že získate nižšie ceny.

Ako môžete vidieť je toho veľa čo treba zobrať do úvahy pri výbere toho najvhodnejšieho priestoru pre váš event. Čím skôr si určíte termín konania a priestor kde budete event organizovať, tým skôr sa budete môcť venovať ďalším veciam ako predaj vstupeniek, reklama, program eventu, registrácia na evente atď.