10 najdôležitejších vecí, ktoré si musíte pamätať, keď organizujete event

Plánovanie podujatia môže byť náročné. Akékoľvek chybné kroky môžu mať kritické následky pre vaše podujatie a vašu značku, takže je dôležité si pripraviť základný kontrolný zoznam (checklist), kým sa nachádzate vo fáze plánovania, a neskôr si doplniť podrobnosti.

Preto sme pripravili zoznam TOP 10 najdôležitejších vecí, na ktoré by ste nemali zabudnúť. Tieto veci vám pomôžu zabezpečiť, aby vaša akcia prebiehala hladko a zredukujete tak šance, že sa niečo pokazí.

1. Cieľ vašej udalosti

Prečo sa koná akcia? Budete prekvapení, koľko ľudí si myslí, že zorganizovať event je skvelá myšlienka, ale keď sa spýtate na cieľ podujatia, nedokážu ho jasne sformulovať. Uistite sa, že existuje jasná misia a obchodný dôvod usporiadať udalosť - otvorenie nového zariadenia, fundraisingová udalosť s jasným finančným cieľom, uvedenie nového produktu na trh, vzdelávacia konferencia... Ak nemáte definovaný cieľ, vaša udalosť môže byť v konečnom dôsledku len vyhodené peniaze bez akejkoľvek odozvy.

2. Vyberte si skvelé miesto, ktoré budú návštevníci chcieť navštíviť

Vaša voľba miesta konania bude pravdepodobne jednou z najväčších výdavkových položiek. Ak má vaša spoločnosť vlastné priestory - skvelé - ak nie, musíte si vybrať nejaké externé. Pri výbere priestorov pre váš event nezabudnite zvážiť všetky dôležité faktory: https://www.inviton.sk/blog/10-veci-ktore-musite-zvazit-ked-vyberate-priestor-pre-vas-event

3. Koho pozývate? (poznáte svoje cieľové publikum)

V závislosti od typu udalosti, ktorú organizujete, by ste mali starostlivo zvážiť, kto by mal byť pozvaný na vašu udalosť. Je to niečo, kde by mala by široká verejnosť? Je to niečo, čo je vhodné len pre vybraných členov vašej cieľovej skupiny, napríklad obchodných zákazníkov alebo partnerov? Definovanie cieľovej skupiny pre vašu udalosť je jedným z kľúčov k dobrej účasti. Tejto téme z hľadiska konferencie sme sa venovali už v jednom z našich predchádzajúcich blogov. Nájdete ho TU: https://www.inviton.sk/blog/5-faktov-ktore-musite-vediet-o-ucastnikoch-vasej-konferencie

4. Dajte vedieť o svojej udalosti

V týchto dňoch sú ľudia zaplavení sociálnymi médiami, e-mailami, ale faktom zostáva, že väčšina ľudí uvádza, že najradšej dostávajú pozvánky prostredníctvom e-mailu. Máte spoľahlivú e-mailovú databázu, ktorú môžete použiť na poslanie pozvánok? V závislosti na type udalosti by ste mali zvážiť či pošlete pozvánky formou newslettera, alebo budete potrebovať aj spätnú väzbu od účastíkov. V tom prípade je vhodné poslať RSVP pozvánky. Aby ste po rozposlaní pozvánok nemali vo vašej mailovej schránke záplavu mailov so spätnou väzbou je vhodné použiť registračný systém, ktorý je schopný posielať RSVP pozvánky a zbierať spätnú väzbu. Takto budete môcť získať aj dodatočné informácie od vašich účastníkov ako napríklad stravovacie preferencie v prípade, že budete podávať jedlo.

5. Celková logistika (od značenia a parkovania až po jedlo)

Môžu sa to zdať ako malé veci, ale v konečnom dôsledku môžu eskalovať do veľkých problémov, ak sa im nevenuje náležitá pozornosť. Dobre vyriešená doprava a parkovanie prispievajú k bezpečnosti vašich účastníkov a jasné značenie môže pomôcť zabezpečiť, aby každý vedel kam ísť – toto je často podceňovaná súčasť eventov.

Jedlo. Budete podávať jedlo? Koľko? Aký druh? Teplé? Studené? Odpovede na tieto otázky sú často zodpovedané tromi faktormi - počtom ľudí, ktorých pozývate, rozpočtom a typom akcie. Catering môže byť drahý a posledná vec, ktorú chcete, je aby na vašej akcii došlo jedlo a niekto zostal hladný.

6. Program pre účastníkov vašej akcie

Máte pozvaných hostí, zabezpečné jedlo, orientačné tabule, účel udalosti - ale čo teraz? Ako zabavíte ľudí na vašej akcii? V závislosti od cieľa vašej akcie máte veľa možností. Tu je ich zopár:

• Zabezpečte kvalitného rečníka: Môže to byť známa osobnosť, moderátor, alebo aj niekto z vašej spoločnosti.
• Ponúknite prehliadku zariadenia, ak je miesto, kde sa udalosť koná niečím zaujímavá.
• Zorganizujte hry – aj dospelí sa radi hrajú
• Doplnkové online aktivity prostredníctvom sociálnych médií: Twitter chat, Instagram stream, Facebook súťaž atď.

7. Darčeky

Dajte vedieť účastníkom, že si vážite to, že prišli na vašu akciu a po skončení akcie im darujete darček. V závislosti od typu a cieľa vašej akcie, prípadne vašej spoločnosti môžete darovať návštevníkom váš produkt, alebo hľadať sponzorov, ktorí vedia poskytnúť darčeky, takže nemusíte míňať ďalšie finančné prostriedky na reklamné predmety. Na druhej strane darček, ktorý dáte hosťovi niečo hovorí aj o vašej spoločnosti a éra lacných, neoriginálnych reklamných predmetov je už dávno preč.

8. Personálne zabezpečenie podujatia

Každá udalosť musí byť riadne personálne obsadená, takže je nevyhnutné, aby ste mali svojich zamestnancov na palube. Urobte si plán, ktorý bude vyhovovať aj vašim zamestnancom. Najhorší spôsob, ako začať event, je mať nespokojných zamestnancov.

9. Zdokumentujte svoju udalosť

Foťte, točte videá a zdieľajte ich na svojom webe a na sociálnych sieťach – je to skvelý spôsob, ako ukázať interakciu a inú stranu vašej spoločnosti. Nemusí to však znamenať najímanie profesionálneho fotografa. Ak to váš rozpočet umožňuje, skvelé. Ak nie, porozprávajte sa so svojimi zamestnancami a zistite, či má niekto rád fotografovanie ako hobby. Nezabúdajte však na GDPR a fakt, že návštevníci musia súhlasiť so zverejením fotografii, na ktorých sa nachádzajú. Elegantne je možné to vyriešiť rozdaním nálepiek a každý účastník, ktorý nesúhlasí so zverejnením foto, na ktorej je, si nálepku nalepí na viditeľné miesto, napr. na rameno.

Ďalším skvelým spôsobom, ako dokumentovať úspech udalosti, je aj zverejnenie referencií od účastníkov. Tieto referencií môžu byť použité, opäť s ich povolením, na vašich webových stránkach a v budúcich marketingových materiáloch.

10. Zhrnutie a spätná väzba

Po skončení podujatia si vždy prejdite so svojím tímom celú udalosť a snažte sa získať čo najviac spätnej väzby. Zistite, čo fungovalo a čo nebolo podľa plánu, aby ste sa mohli zlepšiť pri príprave ďalšieho eventu!