Správa partnerov a ich hostí na veľkom festivale pomocou systému Inviton

Organizátor jedného z najväčších slovenských festivalov nás oslovil s výzvou, ktorú pozná každý, kto spolupracuje s desiatkami až stovkami partnerov 👉 Ako jednoducho, spoľahlivo a bez chaosu zaregistrovať stovky hostí od viac ako 300 partnerov a dodávateľov bez nutnosti ručnej komunikácie a bez rizika zneužitia vstupeniek?
📝 Zadanie klienta:
✅ Potrebujeme, aby každý z partnerov mohol zaregistrovať vlastných hostí.
✅ Počet hostí musí byť limitovaný – rôzne počty a typy vstupeniek podľa partnera (napr. 10× basic, 5× VIP, 5× parking).
✅ Partneri musia mať možnosť sami upravovať mená účastníkov až do momentu ich príchodu.
✅ Na akreditácii potrebujeme prehľadný zoznam hostí, vrátane typu vstupenky a doplňujúcich údajov z formulára.
✅ Cieľom je minimalizovať manuálnu komunikáciu, zamedziť predaju vstupeniek cez inzerciu a zachovať kontrolu nad registráciou.
🛠️ Naše riešenie:
V systéme Inviton sme pre klienta vytvorili event so samostatnými Guestlistami pre každého partnera.
Každému partnerovi boli priradené konkrétne typy vstupeniek (napr. Basic, VIP, parking) s nastaveným limitom počtu, na ktoré mal nárok.
Partner dostal unikátny link na svoj Guestlist – bez potreby prihlasovania – kde mohol vyplniť údaje svojich hostí a prideliť im príslušný typ vstupenky.
Kľúčové výhody:
-
🧑💼 Organizátor nekomunikuje ručne s 300+ partnermi – systém to rieši za neho.
-
🔁 Partner si sám upravuje hostí až do momentu, kým hosť neprejde cez akreditáciu.
-
🔒 Žiadne posielanie vstupeniek – žiadne riziko predaja cez bazáre.
-
🧾 Pri registrácii vidí personál v aplikácii meno, typ vstupu aj doplňujúce údaje.
💡 ČO SA STANE, AK HOSTIA NIE SÚ NA ZOZNAME?
Ak príde hosť, ktorého personál nenájde v aplikácii Inviton Promoter, nehľadá sa v e-mailoch ani v papieroch.
Stačí, aby hosť zavolal kontaktnej osobe partnera, ktorá si hosťa dopíše do Guestlistu online.
Vďaka online režimu sa meno okamžite objaví v tablete na akreditácii a hosť môže byť obratom vybavený.
Záver:
Inviton zautomatizoval prácu, ktorá by inak vyžadovala stovky e-mailov, excelov a telefonátov. Partneri mali úplnú slobodu v správe svojich hostí a organizátor zároveň plnú kontrolu nad limitmi a prístupmi.
Riešenie ideálne pre festivaly, veľké podujatia a B2B akcie s množstvom partnerov.
Chceš podobne efektívne nastaviť správu hostí aj na tvojom evente?
📩 Ozvi sa nám a pripravíme riešenie na mieru 👉 info@inviton.sk
FAQ:
Ako funguje pozývanie hostí zo strany partnerov?
Partner dostane vlastný prístup do systému a môže priamo zadávať mená hostí, ktorí následne dostanú personalizované vstupenky s QR kódom.
Získava organizátor prehľad o využití vstupeniek?
Áno, organizátor vidí v reálnom čase, ktorí hostia už prišli a ktoré vstupenky zostali nevyužité.
Kontakt
Inviton s.r.o.
Nové Záhrady I, č.11,
821 05 Bratislava
Slovenská republika
Používaš našu platformu na manažovanie podujatí a potrebuješ pomoc? Neváhaj nás kontaktovať.