Ako sme digitalizovali vstup a nápojový systém na firemnom evente

Zadanie klienta

Organizátor firemného eventu potreboval efektívne riešenie pre:

⚠️ Rýchlu registráciu pri vstupe – zoznam účastníkov bol v Exceli, no pri vstupe bolo treba overiť ich identitu, zobraziť hosteske doplnkové údaje na vydať trička.
⚠️ Vydávanie identifikačných pások – každý účastník mal dostať saténovú pásku s QR kódom, ktorú bude používať na evente.
⚠️ Kontrolu nápojových kreditov – zamestnanci mali nárok na 4 drinky, manažéri mohli konzumovať neobmedzene. Systém mal automaticky sledovať, kto si ešte môže objednať a kto už vyčerpal svoj limit.
⚠️ Export údajov po evente – organizátor chcel prehľad o počte prítomných hostí a štatistiky vypitých drinkov.

Naše riešenie: QR kódy, online synchronizácia a plná kontrola

Aby sme celý proces zjednodušili, nasadili sme event management systém Inviton, ktorý umožnil digitalizáciu registrácie, vstupu aj drinkového systému.

1. Digitalizovaná kontrola vstupu

Pri príchode sa každý účastník našiel v systéme cez tablet hostesky. Po potvrdení účasti dostal farebne odlíšenú saténovú pásku s QR kódom, ktorá ho identifikovala. QR kód bol jedinečný a zabezpečoval nielen vstup, ale aj správu drinkov.

2. Automatizovaný systém na baroch

Na každom bare sme umiestnili čítačky QR kódov, ktoré fungovali online a synchronizovali sa v reálnom čase. Pri každej objednávke barman naskenoval QR kód na páske a systém automaticky skontroloval, či má účastník ešte dostupné drinky:

✅ Ak mal voľný kredit, drink mu bol vydaný.
❌ Ak už 4 drinky vyčerpal, čítačka zobrazila upozornenie a ďalšie drinky si mohol zakúpiť.

Manažéri mali v systéme neobmedzené kredity, takže si mohli drinky vychutnávať bez obmedzení.

3. Online reporty a štatistiky

Po skončení eventu sme organizátorovi poskytli presné dáta o účasti a konzumácii:

📊 Zoznam prítomných hostí s časom príchodu.
📊 Počet drinkov vydaných na jednotlivých baroch.
📊 Celkovú spotrebu a prehľad o vyčerpaných kreditoch. 

Výsledok? Menej stresu, viac zábavy!

✅ Rýchly a plynulý vstup – žiadne papierové zoznamy, žiadne zdržovanie.
✅ Efektívne vydávanie drinkov – bez kupónov, lístkov či ručného počítania.
✅ Online prepojené systémy – všetky dáta sa synchronizovali v reálnom čase.
✅ Presné reporty pre organizátora – všetky údaje pripravené na pár klikov.

Chcete aj vy event bez stresu a chaosu?

Vďaka Inviton.eu vieme zjednodušiť správu vstupov, občerstvenia či akýchkoľvek ďalších procesov na vašom podujatí. Stačí nás kontaktovať a pomôžeme vám vytvoriť event, ktorý bude šliapať ako hodinky.